Die Pflicht, bei Barverkäufen einen Beleg auszuhändigen, gilt bei allen elektronischen Kassensystemen. Ausnahmen für Vereine gibt es nicht. Darauf weist vereinsknowhow.de in seinem aktuellen Vereinsinfobrief (Nr. 376) hin:

"Die Belegabgabepflicht gilt immer dann, wenn der Verein - wie jede andere Organisation - für die eigenen Verkäufe ein elektronisches Kassensystem nutzt (§ 146a Abs. 2 AO). Die entsprechende gesetzliche Regelung gibt es bereits seit 2017. Sie trat nun nach einer Übergangsfrist zum 1. Januar in Kraft.

Sind also beim Verein - auch wenn er gemeinnützig ist - elektronische Registrierkassen im Einsatz, muss jeder "Kunde" einen ausgedruckten Bon erhalten. Der Kunde muss den Bon nicht mitnehmen. Statt eines Papierausdrucks kann auch digitaler Beleg erstellt werden, wenn der Käufer zustimmt (z.B. per Mail oder über das Handy). Der Beleg muss aber in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erstellt werden. Ein späterer Versand ist also nicht zulässig.

Für "offene Ladenkassen" - das sind alle nicht elektronischen Barkassen - gibt es keine Belegausgabepflicht. Der Verein kann jederzeit zu einer solchen Kasse wechseln. Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn die Umrüstung vorhandender Kassen oder eine Neuanschaffung nicht in Frage kommt.

Bußgelder gibt es bei Verstößen gegen die Belegausgabepflicht nicht. Das Finanzamt kann hier aber eine Verletzung der steuerlichen Aufzeichnungspflichten sehen. Die Folge wäre eine Schätzung des Umsatzes. Bei gemeinnützigen Vereinen kann das schlimmstenfalls zum Entzug der Gemeinnützigkeit führen, weil kein ausreichender Nachweis über die Mittelherkunft und -verwendung erfolgte.

Grundsätzlich kann das Finanzamt den Verein auf Antrag "aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen" von einer Belegausgabepflicht befreien (§ 146a Abs. 2 AO). Eine Befreiung ist aber nur möglich, wenn durch die Belegausgabe nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte entsteht. Bisher gibt es keine Vorgaben der Finanzverwaltung, in welchen konkreten Fällen eine solche Befreiung erteilt wird. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ist die Frage, ob eine solche Härte vorliegt, im Einzelfall zu klären und von den Finanzämtern vor Ort zu prüfen"

» Weitere Hinweise zum Thema Bonpflicht finden sich auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums

» Zum Vereinsinfobrief Nt. 376