Vergabevermerk – Freihändige Vergabe

1.	Daten der Vergabestelle
Vergabestelle (Name und Anschrift), Bearbeiter
Maßnahme / Projekt

2.	Leistungsart
Lieferleistung (Einkauf von Waren. Schwellenwerte: Freihändige Vergabe bis 20.000 € netto; beschränkte Ausschreibung bis 50.000 € netto; öffentliche Ausschreibung bei Überschreiten von 50.000 € netto; EU-weite Ausschreibung ab 209.000 € netto) Dienstleistung (Einkauf von Dienstleistungen. Schwellenwerte: Freihändige Vergabe bis 20.000 € netto; beschränkte Ausschreibung bis 50.000 € netto; öffentliche Ausschreibung bei Überschreiten von 50.000 € netto; EU-weite Ausschreibung ab 209.000 € netto) Bauleistung (Bauleistungen sind Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten, geändert oder beseitig wird. Darunter fallen auch alle zur Herstellung, Instandhaltung oder Änderung einer baulichen Anlage zu montierenden Bauteile, insbesondere die Lieferung und Montage maschineller und elektrotechnischer Einrichtungen. Einrichtungen, die jedoch von der baulichen Anlage ohne Beeinträchtigung der Vollständigkeit oder Benutzbarkeit abgetrennt werden können und einem selbstständigen Nutzungszweck dienen, fallen unter die VOL/A. Schwellenwerte: Freihändige Vergabe bis 50.000 € netto; beschränkte Ausschreibung bis 150.000 € netto; öffentliche Ausschreibung; EU-weite Ausschreibung ab 5.225.000 € netto)
Kurze Beschreibung der Leistung:
Wert des Auftrags / der Ware:

3.	Vergabeart
Freihändige Vergabe ohne Teilnehmerwettbewerb (Dieses Verfahren wird im Wesentlichen formlos durchgeführt. Es kann in einem beschränkten Kreis von potenziellen Auftragnehmern über Leistungsinhalt und Preise verhandelt werden. Potenzielle Auftragnehmer werden ohne vorherige Bekanntmachung oder Wettbewerbe zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.) Freihändige Vergabe mit Teilnehmerwettbewerb (Dieses Verfahren wird im Wesentlichen formlos durchgeführt. Es kann in einem beschränkten Kreis von potenziellen Auftragnehmern über Leistungsinhalt und Preise verhandelt werden. Der Teilnahmewettbewerb dient dazu, die Zahl der Bieter zu reduzieren, die anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Dazu prüft der Auftraggeber die Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue der Bewerber.) direkte Vergabe (Im Bereich der Waren- und Dienstleistungen können Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500,00 EUR netto unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein förmliches Vergabeverfahren beschafft werden.)

4.	Begründung der Vergabeart
a)	es wird eine Freihändige Vergabe mit Einholung von mindestens 2 bis 3 Angeboten durchgeführt, weil Spezielle Begründung nur bei Liefer- und Dienstleistungen der Auftragswert ohne USt. bei bis zu 20.000 € liegt die Leistungen besondere schöpferische Fähigkeiten erfordern 1) es sich um eine vorteilhafte Gelegenheit handelt 1) Spezielle Begründung nur bei Bauleistungen der Auftragswert ohne USt. bei bis zu 50.000 € liegt eine formelle Ausschreibung aus sonstigen Gründen unzweckmäßig ist 1)
b)	es wird eine Freihändige Vergabe mit Einholung von nur 1 Angebot durchgeführt, weil besondere Dringlichkeit vorliegt 1) nur 1 Hersteller/Unternehmen existiert und dieser/dieses seine Produkte/Leistungen ausschließlich selbst anbietet aufgrund besonderer Gründe (z. B. besondere Erfahrung, Zuverlässigkeit, bestimmte Ausführungsarten) nur 1 Unternehmen in Frage kommt 1) Zubehör oder Ersatzteile zu vorhandenen Maschinen/Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können man aus vertraglichen Gründen an ein bestimmtes Unternehmen gebunden ist 1) es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist 1) im Rahmen von bestehenden Wartungsverträgen eine Beauftragung von Leistungen bei der Wartungsfirma erforderlich ist nach Aufhebung einer förmlichen Ausschreibung eine erneute Ausschreibung kein wirtschaftliches Angebot verspricht es sich um eine geringfügige Nachbestellung im Anschluss an einen bestehenden Vertrag handelt und kein höherer Preis als ursprünglich gefordert wird die Leistungen nach Art und Umfang nicht erschöpfend beschrieben werden kann 1) Spezielle Begründungen nur bei Liefer- und Dienstleistungen für die Leistung gewerbliche Schutzrechte zugunsten eines bestimmten Unternehmens bestehen 1) die Vergabe von Leistungen an Justizvollzugsanstalten, Einrichtungen der Jugendhilfe, Aus- und Fortbildungsstätten, Behinderteneinrichtungen oder ähnlichen Einrichtungen beabsichtigt ist Spezielle Begründung nur bei Bauleistungen eine kleinere Leistung sich von einer größeren Leistung nicht ohne Nachteil trennen lässt 1)
c)	es wird eine direkte Vergabe mit Einholung von nur 1 Angebot durchgeführt, weil der netto-Auftragswert unter 500 € liegt sowie die Art der Leistung und die Abwicklung des Auftrages keine Besonderheiten aufweisen
erläuternde Begründung unter Ziffer 10 eintragen

5.	Angebote
Anzahl der zur Angebotsaufforderung aufgeforderten Firmen
Anzahl der eingegangenen Angebote
Anzahl der geprüften bzw. gewerteten Angebote

6.	Angebotspreis
Niedrigstes Angebot	Firma / Unternehmen / Institution

7.	Vergabekriterien
Für die Vergabeentscheidung sind folgende Wertungskriterien maßgebend:
Preis Konstruktion Techische Beratung Qualität	Folgekosten Funktionalität Betriebskosten Ausführungsfristen Gestaltung
Andere:

8.	Auftragserteilung
Vergabe des Auftrages an den Mindestbieter?	Ja	Nein
Auftragnehmer	Auftragssumme	Auftragsdatum

9.	Ausführungsfrist
Vereinbarter Ausführungsbeginn	Vereinbartes Ausführungsende

10.	Erläuternde Begründung - Bemerkung

Entscheidungsvorschlag
erstellt durch: (fachlich zuständig)	einverstanden nicht einverstanden
Ort, Datum, Unterschrift
federführend zuständig (Vorgesetzter):	einverstanden nicht einverstanden
Ort, Datum, Unterschrift
Haushaltsmittel sind vorhanden:	ja nein
Ort, Datum, Unterschrift
Anlage: Firmenliste

Lfd. Nr.	Firmenname und Anschrift	Datum	Bemerkung zur Eignungsprüfung	Rang- nummer
1
2
3

……………………………………………………….

Ort, Datum	Unterschrift der Vergabestelle